프로젝트를 진행할 때, 특히 시스템 개발이나 비즈니스 프로세스 개선을 목적으로 할 때, AS-IS / TO-BE 분석은 필수적인 단계입니다. 이 과정은 현재 상태(AS-IS)를 이해하고, 목표 상태(TO-BE)를 명확히 정의하며, 이를 구현하기 위한 구체적인 계획을 수립하는 것을 의미합니다. 이번 블로그에서는 AS-IS / TO-BE 분석의 중요성과 실무에서 이를 적용하여 성공적인 개발로 이어지는 방법을 자세히 알아보겠습니다~!
1. AS-IS와 TO-BE란?
AS-IS (현재 상태 분석)
AS-IS는 현재의 시스템, 프로세스, 조직 상태 등을 파악하여 문서화하는 단계입니다. 이 단계에서의 주요 목표는 현황을 명확히 이해하고, 개선점이나 문제점을 도출하는 것입니다.
AS-IS 분석의 주요 작업
- 데이터 수집 : 현재 사용 중인 시스템의 기능, 사용자 피드백, 프로세스 흐름 등을 수집합니다.
- 현황 매핑 : 비즈니스 프로세스 다이어그램(BPMN) 또는 플로우 차트를 통해 현황을 시각화합니다.
- 문제점 식별 : 비효율적인 과정, 병목 현상, 사용자 불편 사항 등을 도출합니다.
AS-IS 예시
- 고객 서비스 부서에서, 고객 문의 대응에 평균 5일이 걸리고 있다.
- 사용 중인 CRM 시스템의 UI가 복잡하여 직원들이 제대로 활용하지 못한다.
TO-BE (목표 상태 정의)
TO-BE는 프로젝트 완료 후 도달하고자 하는 이상적인 상태를 설계하는 과정입니다. 이를 통해 명확한 목표를 정의하고, 팀이 동일한 방향으로 나아갈 수 있도록 합니다!
TO-BE 설계의 주요 작업
- 목표 설정 : 문제를 해결하고자 하는 구체적인 목표를 설정합니다. (예: 고객 문의 응답 시간을 24시간 이내로 단축)
- 미래 프로세스 설계 : 프로세스 개선 방안을 도출하고 이를 시각화합니다.
- 기술 선택 : 새로운 시스템 도입 또는 기존 시스템 개선 여부를 결정합니다.
TO-BE 예시
- CRM 시스템을 직관적인 인터페이스로 교체하여 직원들의 사용성을 높인다.
- 고객 문의 접수를 자동화하여 평균 처리 시간을 1일 이내로 단축한다.
2. AS-IS / TO-BE 분석의 중요성
이 과정은 단순히 현재와 미래를 비교하는 데서 끝나지 않습니다. 아래와 같은 장점이 있습니다.
- 문제와 목표를 명확히 정의 : 막연한 개선 요구를 구체적인 프로젝트 목표로 전환.
- 팀 간 소통 강화 : 모든 이해관계자가 동일한 정보를 공유하여 협력 가능.
- 리소스 효율적 사용 : 불필요한 개발이나 변경 작업을 줄이고, 우선순위를 정하는 데 도움.
3. 실무에서의 AS-IS / TO-BE 분석 단계
1) 현황 분석(AS-IS)
- 워크숍을 통해 사용자 의견 수집
- 시스템 로그 데이터 분석
- 프로세스 흐름도 작성
2) 문제점 도출
- 분석된 데이터를 기반으로 병목 지점 및 비효율성을 파악
- 사용자 인터뷰를 통해 숨겨진 문제 식별
3) 목표 설계(TO-BE)
- 도입 가능한 솔루션 검토 (새로운 기술, 프로세스 변경 등)
- 목표 상태를 상세히 정의하고 KPI 설정 (예: 비용 절감, 시간 단축)
4) 개발 및 실행
- 분석 결과를 기반으로 요구사항 정의서 작성
- 새로운 시스템 개발 및 테스트 진행
- 변경된 프로세스와 시스템 사용자 교육
4. 성공적인 AS-IS / TO-BE 분석을 위한 팁
- 시각화 도구 활용 : Lucidchart, Visio와 같은 도구를 사용해 프로세스를 시각적으로 표현
- 사용자 중심 분석 : 최종 사용자와 충분히 소통하여 실제 사용상의 문제점을 파악
- 계량화된 목표 설정 : 정량적 목표(KPI)를 설정해 명확한 성과를 측정 가능하게 만듦
5. 실무에서의 실제 사례
금융 회사 사례
- AS-IS : 기존 대출 심사 프로세스는 수작업으로 진행되어 평균 2주 소요
- TO-BE : 자동화 도구를 도입하여 대출 심사를 2일로 단축
- 결과 : 처리 시간 85% 단축, 고객 만족도 상승
이커머스 사례
- AS-IS : 고객 반품 처리가 복잡하고 처리 시간 평균 10일 소요
- TO-BE : 반품 프로세스를 간소화하고 자동화 시스템 도입
- 결과 : 반품 처리 시간 3일로 단축, 운영 비용 절감
6. 결론
AS-IS / TO-BE 분석은 프로젝트의 성공을 위한 가장 중요한 초기 단계입니다. 이를 통해 현재 상태를 정확히 파악하고, 명확한 목표를 설정하며, 이를 실현하기 위한 구체적인 계획을 수립할 수 있습니다. 개발 과정뿐 아니라 조직 내 여러 개선 프로젝트에서도 활용할 수 있는 강력한 도구이니, 꼭 적용해보시길 추천드립니다~!
